Rapat dan Contohnya

ü Cara Menyampaikan Pendapat dalam Rapat

1. Sampaikan pendapat dengan kata yang sopan.

2. Jika lagi ada yang berbicara jangan memotong pembicaraan.

3. Lakukan utarakan pendapat dengan dasar hati nurani dan juga akal yang sehat.

4. Berani bertanggung jawab mengenai pendapat yang di utarakan.

5. Utamakan kepentikan bersama jika mengutarakan pendapat.

6. Jangan suka memberikan pendapat yang selalu berlawanan.

7. Bisa menerima hasil keputusan dengan bersama.

8. Bisa menerima saran yang di berikan oleh rekan anda.

9. Yang terakhir memiliki besar hati mau menerima.

ü Cara Memimpin Sebuah Rapat

1. Umumkan Jadwal Rapat

Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.

2. Biasakan Untuk Terorganisir atau Bergerak Cepat

Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.

3. Serius

Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.

4. Percaya Diri

Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.

5. Produktif

Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.

6. Fokus

Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”

Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.

7. Adil

Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.

Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.

8. Inklusif

Memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.

Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.

9. Catat Semua Hal Penting

Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.

10. Buat Kesimpulan

Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.

ü Hal yang Harus Dipersiapkan Sebelum Rapat

1. Persiapkan Materi yang Akan Dibahas

Sebelum menghadiri rapat di kantor atau bersama klien, pastikan Anda mempersiapkan segala sesuatu yang dapat memberikan kontribusi pada pertemuan tersebut. Cari tahu apa yang menjadi topik yang akan dibahas ketika rapat. Jika perlu, lakukanlah pengamatan dan pelajari bahan tersebut. Catat pula beberapa pertanyaan yang dapat didiskusikan.

2. Memperluas Jaringan

Keuntungan dari menghadiri meeting adalah memberikan Anda peluang untuk berbaur dengan orang baru dalam perusahaan Anda. Ambil kesempatan ini untuk memperluas jaringan sosial Anda dengan sebuah percakapan ringan, misalnya cerita tentang pengalaman kerja atau lainnya. Selain menambah teman, Anda juga akan memiliki banyak koneksi yang siapa tahu akan membantu memajukan karir Anda nantinya.

3. Jadilah Menonjol

Jangan ragu untuk berpartisipasi atau mengajukan pertanyaan ketika rapat berlangsung. Mintalah pembicara untuk memperjelas atau menguraikan poin-poin yang kurang Anda pahami. Dengan begitu, rekan-rekan kerja Anda akan menyadari bahwa Anda memperhatikan dan berpikir kritis tentang topik yang dibahas.

4. Menjadi Pendengar yang Baik

Ketika rapat berlangsung berjam-jam, beberapa orang akan mulai berkurang perhatiannya, mereka mulai melirik ponsel mereka, menguap, bahkan berdiskusi dengan rekan sebelahnya. Hanya sedikit yang bisa tetap fokus sampai akhir pertemuan. Untuk itu akan lebih menarik jika Anda menjadi pendengar yang baik dengan membuat kontak mata secara langsung dengan pembicara, mengangguk atau tersenyum. Memberikan pertanyaan ketika sesi tanya jawab dibuka juga bisa dilakukan.

5. Gunakan Waktu dengan Cermat

Terkadang rapat yang terlalu lama hanya terkesan seperti membuang-buang waktu, apalagi ketika tidak mendapatkan informasi penting dalam pertemuan tersebut. Jika hal itu terjadi, cobalah untuk merekap ulang apa yang Anda tulis ketika rapat berlangsung. Cari tahu juga apa kekurangannya dan apa saja yang bisa Anda lakukan. Buatlah daftar kegiatan yang bisa dikerjakan setelahnya, atau buat tujuan jangka pendek Anda sendiri untuk minggu ini.